Werden die Akten dem Gericht vorgelegt oder an andere Stellen versandt, sind Handakten anzulegen. Diese haben den Charakter eines Retents. Zu den Handakten sind die den internen Dienst betreffenden – die Schuld- und Straffrage nicht berührenden – Schriftstücke zu nehmen.
Nur den internen Dienst betreffen vor allem:
1. Bearbeitungsnotizen
2. Verfügungsentwürfe
3. der Schriftwechsel mit vorgesetzten Behörden über die Sachbehandlung
4. Berichtsaufträge
5. Berichte
6. die Dienstaufsicht betreffende Verfügungen der Dienstvorgesetzten
7. Verfügungen (einschließlich etwaiger Stellungnahmen) zur Vorlage der persönlichen Dienstaufsichtsbeschwerden an den Hauptabteilungsleiter
8. vertraulich behandelnder Anfragen der Verfassungsschutzbehörden
9. MEStA – Vorgangsliste
10. ZStV – Handaktenbelege
11. Verfügungen, die Zuständigkeitsfragen betreffen oder rechtliche Würdigungen von den das Verfahren abgebenden Spezialabteilungen enthalten
Um den Hauptverhandlungstermin in einem Strafverfahren vorbereiten und wahrnehmen zu können, benötigt der Sitzungsvertreter (Staats-/Amtsanwalt oder Referendar) eine Handakte, da sich die Akte bei Gericht befindet.
Diese enthält neben den o.g. Schriftstücken alle wesentlichen Abschriften aus der Akte, die den Verfahrensablauf dokumentieren.
Wenn die Anzahl der zu den Handakten zu nehmenden Ablichtungen der Schriftstücke 50 Blatt übersteigt, ist für diese Ablichtungen ein sogenannter Bearbeitungsband zu den Handakten (kurz: BAB HA) anzulegen, der, wie die Handakten, in einem beigefarbigen Band zu führen ist.
Sind bereits Doppelakten angelegt worden, wird im Regelfall die Notwendigkeit, einen Bearbeitungsband zu den Handakten anzulegen, entfallen, da für die Wahrnehmung der Sitzungsvertretung die Doppelakten zur Verfügung stehen.
Nach Einleitung der Vollstreckung ist der BAB HA zu vernichten!